在宅ワーク・テレワークの社会保険料等や税務上の問題点

これまで、一部の企業のみが導入していた「在宅ワーク」「テレワーク」ですが、新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、多くの企業が導入するようになっています。

この結果、これまで導入に消極的だった企業経営者からも「なんだ、テレワークってかなり便利だな」などといった声が聞こえてきます。

もちろん、導入初期は様々な利便性ばかりに目が行きがちですが、時間の経過とともに疑問に思う点も少なからず出てくる事でしょう。

 

その一つとして挙げられるのが、「税務上の問題」

 

現状において、決算期を迎えていない企業であれば問題ないでしょうが、決算期が近づくにつれて「これって、どうなんだろう?」と疑問に思う経営者や経理担当者が増えてくると思います。

こうした場合、税理士に相談するのが一番ですが、現状においてそこまで考えている税理士は少ないかもしれません。

そこでこの記事では、在宅ワーク・テレワークを導入する事によって起こりうる「税務上の問題点」について掘り下げてみようと思いますので、税理士の方においては何かしらのヒントにでもなればと思います。

更には、これと同時に「社会保険料等の問題」も生じてきますから、社会保険労務士などとも連携しながら、事前に対策を練っておくようにして下さい。

また、経営者の方や経理担当者の方も、決算期を迎える前に顧問税理士や税務署に相談するようにしておきましょう。

テレワーク導入によって生じる「実務上」の問題

まず、税務上や社会保険等の問題についてのお話をする前に、実際にテレワークを導入する事によって生じる「実務上の問題」についてから考えてみましょう。

細かい点を上げればキリがないですが、厚生労働省HP上にある「テレワーク導入のための労務管理等Q&A集」において、以下の点について触れています。

実務上の問題
  • 情報通信機器(パソコン等)の端末の取扱い(貸与か従業員私物か)
  • 通信回線費用の負担
  • 文具、備品、宅配便等費用の負担
  • 水道光熱費の負担

上記の取扱いについては、それぞれの企業によって異なると思いますが、厚生労働省の回答は以下のようなものとなっています。

情報通信機器(パソコン等)の費用負担はどうするか?
テレワーク導入企業の事例では、パソコン本体や周辺機器、携帯電話、スマートフォンなどについては、会社から貸与しているケースが多く見られます。
会社が貸与した場合、基本的には全額会社負担としているところが多いようです。
通信回線費用の負担はどうするか?
モバイルワークでは、携帯電話やノート型パソコンを会社から貸与し、無線LAN等の通信費用も会社負担としているケースが多く見られます。一方、在宅勤務では、自宅内のブロードバンド回線の工事費、基本料金、通信回線使用料等が発生します。
工事費については、ブロードバンド回線そのものが自宅内に配線され、テレワーカー自身が個人的にも使用する事があるため、その負担を個人負担としている例も見られますが、会社が負担するケースもあります。
ブロードバンド回線の基本料金や通信回線使用料については、個人の使用と業務使用との切り分けが困難なため、一定額を会社負担としている例が多く見られます。
文具、備品、宅配便等の費用負担はどうするか?
文具消耗品については、会社が購入した文具消耗品を使用する事が多いでしょう。
切手や宅配メール便等は、事前に配布できるものはテレワーカーに渡しておき、会社宛の宅配便は着払いにするなどで対応が出来ます。やむを得ずテレワーカーが文具消耗品の購入や宅配メール便の料金を一時立て替えることも考えられますので、この際の清算方法等もルール化しておくことが必要です。
水道光熱費の費用負担はどうするか?
自宅の電気、水道などの光熱費も実際には生じますが、業務使用分との切り分けが困難なため、テレワーク勤務手当に含めて支払っている企業も見受けられます。

出典:厚生労働省

概ね上記内容が、企業側と従業員側との間で問題となると思いますが、当サイトとしてはこれに加え、下記の内容も懸念事項として挙げられると考えます。

その他問題点
  • 通勤手当の取扱い
  • その他手当の取扱い

ここまでの内容を読んで、勘の良い方は既にお気づきでしょうね。

そうです。こうした在宅ワークやテレワークを導入する事により、従業員と企業側の負担を事前に取り決めておかないと、従業員側の課税負担がかなり高まってしまうという事なのです。

また、社会保険料や雇用保険料においても同様の事が考えられ、この場合、企業側においても負担額が増加する可能性があると言えます。

テレワーク導入によって生じる「税務上、社会保険料等の問題」

それでは上記の内容をもとに、テレワーク導入によって生じる「税務上、社会保険料等の問題」について詳しく見ていきましょう。

情報通信機器(パソコン等)の取扱い

まず、情報通信機器の取扱いについてですが、この情報通信機器の種類として以下のようなものが挙げられます。

情報通信機器
  • パソコン
  • 携帯電話・タブレット・スマートフォン
  • モニター
  • Wi-Fiルーター
  • Webカメラ
  • ヘッドセットマイク

通信機器としては上記があれば十分ですが、意外と見落としがちなものとして、以下のようなものも必要となります。

その他必要となるもの
  • 椅子、机
  • プリンター

一部の人を除けば、多くの場合、自宅に仕事用の机と椅子を完備している事は少ないと言えるでしょう。

どこの企業も、従業員に対しては例えテレワークだとしても、出社している時と同じような仕事量をこなしてもらいたいと思うでしょうが、こうした環境が整っていない事には、仕事に集中する事が出来ません。

また、テレワークにすれば完全なペーパーレスに出来ると考えている人が多いかもしれませんが、職務内容によってはスキャナーが必要となる事もありますから、プリンターがないと仕事にならないという場合もあります。

もちろん最近はスマートフォンで代用できることもありますから、プリンターは予備的に考えても良いとは思いますが、机と椅子は必須アイテムとなります。

さて、こうした備品を含めた情報通信機器の費用負担についてですが、これらは全て職務に必要となるものですから、従業員に全額負担させてしまうと労働契約上の問題となり得ます。

また、仮にこれらを「現物支給」するとなれば、従業員に対する給与と見なされる可能性もあるため、実務上は厚生労働省も指摘しているように「貸与」の形が一番最適だと言えるでしょう。

椅子や机に関しては判断に困るかもしれませんが、最近はサブスクリプションとして家具や家電を月額払いでレンタルできるサービスもありますから、こうしたサービスを活用すれば支払いにおいてもスムーズに対応できると思います。

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ポイント

  • 従業員に負担させるのは労働契約上の問題となる
  • 現物支給は給与と見なされる場合があり、従業員の課税負担額が増加する
  • 一番最適な方法は「貸与」
  • 机や椅子も必需品

通信回線費用の取扱い

次に「通信回線費用の取扱い」について。

厚生労働省のQ&Aにもあるように、スマートフォンなどのモバイル通信費用に関しては、会社からの貸与である事がほとんどであるため、この場合の費用負担に関してはあまり考える必要はないと思われます。

ただし問題となってくるのが、従業員が自宅で利用する「ブロードバンド回線」の費用についてでしょう。

厚生労働省が指摘するように、ブロードバンド回線は仕事で利用するだけでなく、従業員やその家族の利用の可能性も考えられます。確かに、これらの利用割合を計算するのは正直難しいと言えるでしょうし、税務署に対して説明するのにも様々な資料が必要となります。

そこは税理士の腕の見せ所と言いたいところですが、これは個人事業主の「家事関連費」と同様、費用と認められるだけの妥当性が重要となります。

また、仮に企業側が一部負担するにしても、それを例えば「テレワーク手当」として支払うとなれば、その金額は「給与所得」に含まれることになり、その分従業員側は所得税が増える事になりますし、企業側としても社会保険料等が増加する事になります。

通常、テレワークを導入していないのであればこのような問題も起きませんが、今回の新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言などによって、在宅ワークを推奨したのは政府ですから、その辺は柔軟に対応してもらいたいところではありますよね。

今後、政府がどのような見解を表明するかは分かりませんが、事前に妥当性が証明できる資料を用意しておいたり、支払い方法についても考えておく必要があります。

ポイント

  • ブロードバンド回線の費用負担は要注意
  • 利用割合を証明できる資料を用意しておく
  • 「手当」として支払えば、従業員の所得税増加、企業側も社会保険料等増加

文具、備品、宅配便等の費用の取扱い

続いて、「文具、備品、宅配便等の費用の取扱い」について。

こちらに関しては、厚生労働省の回答にもあるように、事前に企業側が購入した消耗品等を従業員に配布する事で解決できるでしょう。

宅配便に関しても着払い等を利用する事で、課税上の問題も解決する事が出来ます。

細かな備品に関しては、従業員が立て替え払いする方法もありますが、事前にECサイトなどで法人登録しておいて、アカウントなどを従業員に教える事でこうした立て替え払いも不要となりますから、一度検討してみては如何でしょうか?

消耗品などを、ビジネスアカウントで利用できるサービスはこちら。

 

 

ポイント

  • 基本は会社が購入したものを従業員に配布
  • 立て替え払いやECサイトなどを利用して対応

水道光熱費の取扱い

そして次が「水道光熱費の取扱い」について。

こちらも前述した「通信回線費用」と同じく、個人利用と職務利用の割合を判別するのが困難かと思います。

ただし、通信回線費用においては月額固定料金の事が多く、テレワークを開始する事で従業員に新たな負担が発生する事は稀ですが、水道光熱費に関しては、従業員の負担が増加するのは間違いないでしょう。

これまで日中は会社で勤務していたのですから、テレワークを始める事で、その時間分の光熱費がかかるのは当たり前ですよね。

厚生労働省の回答では「テレワーク手当に含めて支払っている企業もある」とありますが、本来、全ての従業員が会社で勤務をしていれば、水道光熱費は会社でしか発生しませんから、通常の事業経費として処理するだけとなります。しかしこれを「テレワーク手当」として支払えば、これまで発生し得なかった社会保険料等まで支払わなくてはいけません。

また、消費税に関しても同様で、従業員に手当として支払った分、消費税負担額も増加します。

この水道光熱費の取扱いに関しては、企業側も従業員側も負担が増加する事になりますから、この辺は税理士とよく相談して対策を練って頂きたいところです。

具体的な方法については触れませんが、例えばテレワーク以前と以後の光熱費の差額を調べるなど、様々な方法が考えられると思います。

ポイント

  • 従業員の光熱費負担額は間違いなく増加
  • 手当として支払えば、従業員の「所得税」「社会保険料等」が増加
  • 手当として支払えば、企業の「社会保険料等」の負担額が増加
  • 消費税の負担も増加

通勤手当の取扱い

そして最後が「通勤手当の取扱い」について。

通常、ある一定の条件を満たしてさえいれば、通勤手当は所得税において「非課税」となりますから、「社会保険料等の算定には関係ないだろう」と勘違いしている人も多いようですが、実は社会保険料等の算定において、この通勤手当は計算に含めるとされています。

ここが所得税と社会保険料等との矛盾と言えるべきところですが、政府がそういった方針を示しているのですから、仕方がないといってしまえばそれまでですね。

さて、従業員が在宅勤務となればこの通勤手当が不要となり、会社は経費を削減する事が出来ますし、従業員も社会保険料等が安く済みますから良いことばかりのように思えますが、何点か注意しなければいけない事があります。

まず、会社の規定にもよりますが、多くの場合こうした通勤手当は「〇ヶ月分の定期代」として、事前に従業員に支払っている可能性があります。

その場合、既に定期券などを購入しているのですから、社会保険の算定においては「その金額を含めなくてはいけない」という事になります。しかし実際には利用していないのですから、この辺は納得がいきませんよね。

特にコロナ対策として国民に在宅ワークを主導したのは政府ですから、何度も言いますが、この辺は考慮してもらいたい部分です。

これ以外にも、会社の規定によっては様々な問題が生じる可能性がありますから、この点については、税理士だけではなく社会保険労務士などとも相談しながら対策を進める必要があるでしょう。

その他「備えておくべき事」

在宅ワーク・テレワークを運用するにあたり、税務上や社会保険料等以外にも検討すべきことは多々ありますが、その内容については厚生労働省HP内の「テレワーク導入のための労務管理等Q&A集」のページに書かれていますので、そちらを参考にしてみて下さい。

この中でも一番重要となってくるのが、やはり「就業規則の整備」だと言えるでしょう。

在宅ワーク・テレワークという働き方は、これまでの働き方と全く異なる内容となりますから、就業規則の内容もガラッと変わるのは当たり前ですよね。

この辺を事前に検討しておかないと、後々問題へと発展しやすくなりますから、出来たら事前に社会保険労務士などに相談するようにして下さい。

また、「この際、就業規則を徹底的に見直したい」というのであれば、労働法に強い弁護士に依頼するのもひとつかもしれません。

税理士の中にも社会保険労務士の資格を有している人もいますし、税理士法人と社会保険労務士法人がグループとなっている事もありますから、そこは自分に合った方法で選択して頂ければと思います。

税理士を探す

そこでまず「税理士の探し方」ですが、これはその後の税理士との付き合い方によっても、探す方法が異なってくるかと思います。

というのも、このテレワークに関する税務や社会保険関連について、「今の顧問税理士じゃ頼りないな」と考えているのなら、そもそも顧問税理士を乗り換える事になります。

となれば、今後長いお付き合いとなる訳ですから、そう簡単には決められませんよね。ただし、経理処理などは日々発生するものですから、そう悠長にも構えていられません。

そういった場合には、「税理士紹介サイト」を通して探すか、「会計ソフト会社」を通して探すかのどちらかがおススメです。

こちらについて詳しくは、下の記事を参考にしてみて下さい。

 

 

しかし、中には「とりあえず税理士の変更までは考えていないけど、テレワークに詳しい税理士に話を聞いてみたい」という人もいるでしょうね。

こうした人の場合、「ココナラ」というサービスを利用するのが手っ取り早いと思います。

このココナラ、様々な分野の専門家が登録していて「わたし、こんな事が得意ですよ」などとアピールしています。そこで気になった専門家に申し込み、対価を払う事になるのですが、そのやり取りを全てココナラのサイト内で完結出来ます。

要は、「スキルのフリーマーケット」というイメージですね。

ここには数多くの税理士が登録しており、「確定申告相談 〇万円」とか、「記帳代行 〇千円」などと価格もハッキリと明示していますので、「いくらかかるのか不安だな」という人でも安心して利用できるサービスとなっています。

とりあえず税理士の意見を聞いてみたいという人にはおススメのサービスです。

 

社会保険労務士を探す

次が「社会保険労務士を探す方法」について。

税理士とは異なり、意外と社会保険労務士はこれといった紹介サイトもありませんので、探すのが少し難しいかもしれません。

敢えて言うのなら、「会計ソフト会社」が社会保険労務士の紹介サービスを行っているくらいでしょう。会計ソフト会社を通じて社会保険労務士を探したい人は、こちらの記事をご覧になってみて下さい。

 

 

また、税理士と同じく、社会保険労務士も「ココナラ」にたくさん登録していますから、「少しだけ話を聞いてみたい」と考えている人は、ココナラを利用するのも良いでしょう。

 

弁護士を探す

そして最後に「弁護士を探す方法」ですが、こちらが一番難しいかもしれません。

というのも、弁護士法において弁護士紹介業は法律違反となる可能性がありますので、公然と「弁護士を紹介しますよ」という事は出来ないからです。

ですから多くの方がご存知の「弁護士ドットコム」などでは、「当社は紹介料を徴収していません」とサイト内でも説明しています。

基本的に、こうした弁護士検索機能のあるサイトでは、そのサイト運営者が仲介をする訳ではありませんから、「弁護士に依頼する場合は自己責任で」というのが基本的なスタンスなのでしょう。

ただし、こうしたサイトにおいては、「弁護士無料相談」のコーナーがありますから、こうしたページを上手に活用するというのも一つの方法です。

こうした弁護士を検索できるサイトで有名なのが、前述した「弁護士ドットコム」と「ココナラ法律相談」となっていますので、それぞれのサイトを上手く使い分けてもらえればと思います。