人手が足りないと感じたら、まずはオンラインアシスタントを検討すべき

経営者にとって事業が忙しくなるのは嬉しい事ですが、それと同時に「人手が足りない」という悩みにも直面する事になるかと思います。

そうなると、一般的にまず思いつくのが「正社員やパートを雇う」という方法かと思いますが、人を雇用すると固定費が高くつきますし、いきなり退職されてしまうというリスクもありますよね。

「だったら派遣社員を頼めばいいや」と考えても、この場合もやはりそれなりの費用がかかりますし、意外と業務内容のミスマッチというのも起こりやすくなります。

例えば、当初は電話対応や軽作業だけを想定して契約しても、途中から「経理業務もお願いしたい」と考える事もあるかと思います。しかし、それを派遣社員に頼んでみても「私には処理できません」と断られることは意外と多いんです。これは、正社員を雇っても同じことですよね。

そこでお勧めしたいのが、「オンラインアシスタント」というサービスです。

オンラインアシスタントサービスを契約すれば、こうしたリスクを減らすことができ、かつ柔軟な事業運営が可能となります。

そこでこの記事では、オンラインアシスタントとは一体何なのかという事や、依頼する事でどのようなメリットがあるのかなどについてお伝えしようと思います。

オンラインアシスタントとは?

まずは、「オンラインアシスタントとは一体何なのか?」という事についてから。

オンラインアシスタントとは読んで字のごとく、「オンライン上で、業務のお手伝いをしてくれるサービス」となります。もっと簡単に言うと「オンライン秘書サービス」と言った方が分かり易いかもしれませんね。つまり、一般的に秘書に任せるような業務を、オンライン上で依頼できるサービスという訳です。

ここで、「秘書」と聞くと、クライアント1社に対しアシスタントが一人だけで対応するイメージがありますが、実際にはそうではではなく、通常は複数人のチームで対応してくれることになります。

ですから例えば、「記帳代行をお願いしたい」となればオンラインアシスタントの一人であるAさんが対応し、「翻訳をお願いしたい」となればそれに精通したBさんが対応するといった具合です。そう考えると、その道のエキスパートを同時に何人も雇い入れるのと同じ効果があり、正社員を一人雇うよりもかなり効率的だと言えますよね。

オンラインというだけあって、基本的に連絡はメールやLINE、チャットなどでやり取りをする事になり、納品などもクラウドなどを利用したりしますが、要望次第でそれ以外の方法にも対応可能です。

また、一部サービス提供会社によっては、ファイリングや資料のスキャンなどといったオフラインの業務にも対応していますから、バックオフィスの作業はほとんどお願いできるといっても過言ではないでしょう。

依頼できる業務内容は?

それでは次に、オンラインアシスタントサービスに依頼できる業務内容についても見ていきましょう。

それぞれのサービス提供会社によって多少の違いはありますが、大きく分けて「秘書業務」「経理業務」「人事業務」「webサイト運用」「その他事務」の5つの業務について依頼する事が可能となります。

具体的な内容としては以下の通り。

秘書業務
  • リサーチ業務  :会食場所や会議室の手配、競合リサーチなど
  • スケジュール調整:出張手配、アポイントメントの依頼など
  • 電話・メール対応:電話代行、メール返信代行など
  • その他秘書業務 :贈答品の手配など
経理業務
  • 記帳代行:クラウド会計ソフトを利用した記帳など
  • 振込・支払い代行
  • 請求書作成
  • 経費精算
人事業務
  • 給与計算
  • 採用受付
  • 面接代行
  • 勤怠管理
Webサイト運用
  • Webページの編集
  • ライティングチェック
  • SNS運用代行
  • 画像の加工・デザイン
  • ECサイトの運用代行
その他事務
  • 文字書き起こし、資料作成
  • 翻訳業務
  • データ入力・整備
  • 備品購入代行など

これ以外にも様々な業務に対応してくれますが、これだけ見ても通常のバックオフィス業務であれば、ほとんどが対応可能であるという事が分かりますよね。

また、前述しましたが、サービス提供会社によっては「オフライン業務」にも対応してくれる場合もあり、「名刺や書類のスキャン」「領収書などの整理」「書類の郵送」などといった幅広い業務を依頼できますから、わざわざ社員を雇用しなくとも大抵のことはオンラインアシスタントにお任せする事が可能となります。

業務依頼の一例

このように便利なサービスではあるのですが、人によっては「頼んではみたいけど、自分の場合、どのように依頼したらいいのか分からない」という人もいるかと思います。

こうした場合には、どのサービス提供会社においても事前にヒアリングを行って、最適な依頼の方法を提案してくれるのですが、「事前にイメージをつかんでおきたい」という人のためにも、多くの人はオンラインアシスタントサービスをどのように利用しているのかについても見ていきましょう。

士業の一人事務所の場合

まずは「士業の一人事務所の場合」から。

昔であれば士業事務所というのは、所長である有資格者が一人いて、それを補佐する職員が数名いるという事務所が多かったように思いますが、最近ではパソコンやインターネットの性能が向上していることもあり、所長一人で事務所を運営しているところも増えています。

とは言え、士業というのは役所に行ったりクライアント先に行ったりと、事務所を留守にしがちとなりますから、電話応対などをオンラインアシスタントに依頼するのも便利かもしれません。

通常、オンラインサービスは一ヶ月当たりの時間契約となり、何時間でも頼むことが出来るのですが、一般的な契約内容は「1月当たり30時間まで」としている事が多いため、士業事務所であれば、以下のように依頼しても良いかもしれません。

士業の一人事務所の一例

  • 各種リサーチ(書籍リサーチなどを含む)
  • 請求書の作成、送付
  • データ入力作業
  • スケジュール調整、カレンダーへの入力

意外と士業事務所などは、法改正などの影響をもろに受けますから、そうした情報を新聞記事や専門雑誌などでいち早くキャッチする必要があり、諸々のリサーチ業務が必要となります。

もちろん、かなり専門的な内容となれば自分自身で行う必要はありますが、書籍などをネット検索するだけでもかなりの時間を要しますから、そういった部分だけを任せるのも良いかと思います。

また、請求書の発行作業などは地味に時間のかかる業務ですから、ある程度のひな形さえそろえておけば「〇〇さんへの請求、前回と同じ内容でお願いします」とだけ伝えておくだけで業務が完了する事になります。

顧問先への訪問予定や会食などにおいても、オンラインアシスタントにお願いすれば、「忘れてた」なんて事も減らすことが出来るでしょう。

Webサイト制作会社の場合

そして次が、「Webサイト制作会社の場合」について。

Webサイトと一口に言っても、ECサイトを運営している場合もあるでしょうし、単に情報サイトを運営しているだけという場合もあるでしょう。

それぞれの事業内容によって依頼する内容も様々だと思いますが、一例としては以下のような利用方法も考えられます。

Webサイト制作会社の一例

  • 顧客からのメール問合せ対応(返信含む)
  • ライティングチェック
  • SNS運用代行
  • 画像入手、加工など

Webサイトの運用内容にもよりますが、中には「顧客からのメールに対応しなければいけない」なんて企業もあるかと思います。基本的にクレーム対応はどこのオンラインアシスタントも受け付けていませんが、定型的な文章を送付する程度であれば、完全に任せてしまっても良いのかもしれません。

また最近では、「会社員が副業でウェブサイトを運営している」なんて事もあるでしょうから、日中はオンラインアシスタントに業務をお願いしておいて、自分は本業が終わってからその報告内容をもとに作業するなんて使い方も便利かもしれませんね。

SNSの運用や、画像の加工などは地味に時間のかかる作業ですから、こうした業務を一括してお願いすれば、かなり自分の時間を確保できることになるでしょう。

サービス会社はどうやって決める?

このように何かと便利なオンラインアシスタントですが、いざ利用するとなると、こうしたサービスを提供する会社がかなり多いことに驚くかと思います。

それぞれ独自の特徴があり、どれを選ぶかは本人次第といったところですが、以下において「どういった場合に、どこの会社を選ぶべきか」という事について解説していこうと思います。

基本的に以下でご紹介するサービス提供会社は、アシスタントさんの能力が優秀だと評判の企業のみをピックアップしています。

金額で決めるなら「フジ子さん」一択

まず、月額の費用で決めるなら、フジア株式会社という企業が運営する「フジ子さん」というサービス一択になるでしょう。

通常、どこのオンラインアシスタントサービスも「1月30時間」という設定をしている事がほとんどですが、フジ子さんでは「20時間」「30時間」「50時間」と好きな時間を選べます。

また、例えば「今月は30時間プランで十分だけど、来月は繁忙期だから50時間はお願いしたいな」という場合でも、前月の10日までに申し込めば翌月分をプラン変更できるようになっていますから、柔軟な使い方が可能です。

そして何よりも、仮に30時間プランを依頼したとしても、他社に比べて圧倒的に料金が安くなっているところは見逃せません。

フジ子さんの利用料金は以下の通り。

PLAN20PLAN30PLAN50
契約期間1ヶ月1ヶ月1ヶ月
実働時間20時間/月30時間/月50時間/月
月額料金4.7万円6.9万円9.9万円

※上記費用に別途消費税が必要

一般的な相場としては、1ヶ月あたり30時間の契約とする場合、大抵8万円~10万円(税別)程度の料金となりますが、上記を見ても分かるようにフジ子さんは6.9万円と破格の料金となっています。

しかも「安かろう悪かろう」ではなく、アシスタントさんの質やレスポンスなどは非常に高いと評判で、「オンラインアシスタントに興味はあるけど、少し高いからな~」と躊躇している人には是非試してもらいたいところです。

ポイント

  • オンラインアシスタントサービスの中では、圧倒的に安い料金設定。
  • しかも、アシスタントさんの評判がとても良い。
  • 月ごとに契約内容を柔軟に変えられる。

「お試しプラン」「返金保証」で考えるなら「i-STAFF」

次に、「せっかく依頼しても、期待外れだったらお金がもったいないな」と考えている人のために、「お試しプラン」「返金保証」が充実している「i-STAFF(アイ スタッフ)」をご紹介します。

通常、どこのオンラインアシスタントサービスも「お試しプラン」を用意していますが、このi-STAFFでは「2週間契約」で合計6時間無料で利用できるお試しプランを用意していますから、とりあえず試してみたいという人にはかなりお勧めです。

また、仮に本契約をしたとしても、「やっぱりちょっと違う・・・」となれば、利用料金を返金する「返金保証」もありますから、安心して利用できますよね。

この返金保証に関しては、他のサービス会社ではほとんど対応していませんから、裏を返せば自社のサービスにそれだけの自信があるという事でしょう。

月額料金はフジ子さんよりも多少は上がりますが、定期的にキャンペーンなどを行っていますので、加入月によってはかなりお得な契約を結ぶことも可能です。

ライトプランベーシックプランプレミアムプラン
契約期間3ヶ月6ヶ月12ヶ月
実働時間30時間/月30時間/月30時間/月
月額料金11.4万円9.3万円8.1万円

 ※上記費用に別途消費税が必要

契約期間が長くなるほど1ヶ月当たりの料金も安くなりますから、長期的に依頼をしようと考えているのであれば、まずは無料プランで確かめてみて、納得いけばプレミアムプランに申し込むという方法がおススメです。

ポイント

  • 業界では珍しい「全額返金保証」に対応。
  • 6時間無料で利用可能な「お試しプラン」を提供。
  • キャンペーンを利用すれば、お得に利用できることも。

サービスの「柔軟性」で考えるなら「CASTER BIZ」

そして最後に、何よりもサービスの柔軟性を重視するという方には、「CASTER BIZ(キャスタービズ)」をお勧めします。

オンラインアシスタントという業態は、比較的新しいサービスですから、どの企業も設立してから数年であることが多く、このキャスタービズも2014年設立ですから一般的には若い会社ではあるのですが、それでも業界内では社歴の長い部類に入ります。

そのため、導入企業もかなり多く、2020年11月現在では1,700社を突破しているようです。

月額料金は他のサービス提供会社に比べると若干高めとなるのですが、このキャスタービズの一番の特徴が「サービスの柔軟性が高い」というところにあります。

例えば、月当たり30時間の契約をしていても、その時間を余らせてしまった場合には、他のサービス提供会社であればその繰越ができないのですが、キャスタービズは1時間当たり500円を支払う事で、前月の余った時間を繰り越すことが可能となります。

また、どこの企業もアシスタントさんの指名には応じていないのですが、このキャスタービズは一部のサービスのみにおいて、このアシスタントさんの指名にも応じてくれます。

「少々高くても良いから、柔軟な対応をしてもらいたい」という人にはかなりお勧めのサービスです。

キャスタービズの月額料金がこちら。

6ヶ月プラン12ヶ月プランカスタムプラン
契約期間6ヶ月12ヶ月
実働時間30時間/月30時間/月
月額料金10.8万円9.6万円要問合せ

 ※上記費用に別途消費税が必要

ポイント

  • 余った時間も翌月に繰越しが可能。
  • プランによっては、アシスタントさんの指名も可能。
  • オフラインサービスが充実しており、オフィスの清掃などにも対応してくれる。

まとめ

このようにオンラインアシスタントサービスは、人手不足を解消できるだけでなく、かなり使い勝手の良いサービスであることがご理解頂けたかと思います。

人を雇うとなれば、給与や社会保険などだけでなく、デスクや椅子などの備品も用意しなくてはいけませんから、隠れた費用も発生する事になります。

その点オンラインアシスタントであれば、単純に月額費用を支払うだけで済みますから、事業運営に必要となる費用が分かり易いというのも利点ですよね。

現在人手不足で悩んでいる方は、まずはこのオンラインアシスタントを検討してみては如何でしょうか。