オフィスは移転しなくても「拡張」できる

事業が拡大するのは嬉しい事ですが、それに伴って従業員数も増えてきます。

そうなると、今まで利用していたオフィスでは手狭となり、オフィスの移転を考えなくてはいけませんよね。

しかし、オフィスの移転をするとなれば、不動産オーナーに支払う「敷金」や引っ越し代など多額の費用が必要となり、また更に、各種手続きなど本業以外の業務に忙殺される事になります。

特に急成長企業などは、度々発生するこのオフィス移転に頭を悩ませている事が多いようです。

しかし、ちょっとした工夫をするだけで、あえてオフィスの移転をせずとも現オフィスの収容人数を増やすことができ、これを低価格で行う事も可能となります。

そこでこの記事では、オフィスを移転せずに現状のオフィスを拡張する方法などについてお伝えします。

オフィス移転にかかる費用

まず、オフィスを移転するとしたら、一体どれだけの費用がかかってくるのかについて考えてみます。

これは企業の規模にもよりますので一律の金額というものはありませんが、最低でも数百万円から数千万円規模の出費が必要となってくるでしょう。

オフィスの移転に必要となる、代表的な費用としては以下の通り。

オフィス移転費用
  1. 原状回復費用  - 現オフィス
  2. 廃棄物処理費用 - 現オフィス
  3. 引っ越し代
  4. 敷金・保証金等 - 新オフィス
  5. 内装工事    - 新オフィス
  6. その他費用

それでは、それぞれについて見ていきましょう。

原状回復費用

まずは「原状回復費用」についてから。

現オフィスを引き払う際、通常はどのオフィスにおいても賃貸前の状態に戻す必要があります(原状回復)。

この費用は契約内容やオフィスの使用状況などによって金額が異なりますが、一般的な相場としては坪単価3万円前後と言われています。また、大規模ビルともなれば5万円~10万円とも言われていますので、これだけでもかなりの出費となります。

仮に、50坪のオフィスの原状回復費用となれば、50坪×3万円で150万円となります。

この費用を何とか抑えようと考え、仮に少しでも安い業者を探したとしても、多くの場合、ビルオーナーの指定する業者に依頼しなければいけない事が多く、あまり効果はありません。

ただし、契約内容によっては、現オフィスを借りる際に支払っている「保証金」から差し引く場合がありますから、新たな出費として発生しない可能性もあります。

廃棄物処理費用

次が「廃棄物処理費用」について。

新オフィスで家具や什器を購入するのであれば、現オフィスにおける備品は廃棄物業者に依頼して処分しなくてはいけません。

相場では4tトラック1台分で10万円~となりますから、廃棄物の量が多ければ、それだけ費用が発生する事になります。

買取業者に依頼するという手段も考えられますが、木製などの場合は買い取ってもらえず、ほとんどが廃棄物となるでしょう。

基本的にオフィスから排出される廃棄物は、「産業廃棄物」となりますから、ちゃんと許可を取得した業者に依頼する必要があります。

引っ越し代

そして次が「引っ越し代」について。

こちらも業者によってまちまちですが、相場としては「社員一人当たり3万円程度」が標準とされています。

現状の従業員数から計算すればすぐに分かると思いますが、ここで一例を挙げて計算してみましょう。

一昔前は「一人当たりのオフィス面積」が3坪程度とされていましたが、近年は2.5坪などとも言われています。

仮に、先ほどの「現状のオフィス50坪」の企業であれば、現在20名~30名程度の従業員が働いていることになります(もちろん、業種などによって異なります)。

ですから従業員数30名だとすれば、引っ越し代は90万円程度かかるという計算になります。

不動産関連費用(敷金・保証金等)

そしてお次が、新オフィス契約に必要となる「不動産関連費用(敷金・保証金等)」について。

一般的に、新オフィス契約に必要となる不動産関連費用の相場は以下の通り。

不動産関連費用
  1. 敷金・保証金等 - 家賃の6ヶ月~12ヶ月分
  2. 仲介手数料   - 家賃の1ヶ月分程度
  3. 前払い家賃   - 契約内容による
  4. 火災保険    - 2~3万円程度

この他にも「礼金」などを要求される事もありますが、オフィスを借りる場合にはレアケースだと言えるでしょう。

内装工事

そして次が、新オフィスの「内装工事」について。

これはどの程度こだわるかによって、大きく金額が分かってきます。

一般的な相場は坪単価10万円程度と言われていますが、オシャレなオフィスにしたいのであれば坪単価30万円などということもあります。

この他、ネットワーク構築やオフィス什器など、別途費用が発生する事になります。

まれに、設備などが既に揃っている「居抜き物件」などもあり、そうした物件であれば内装費用を抑える事も出来ますが、大抵の場合は多少の工事が必要となるでしょう。

その他

最後に「その他諸費用」についても列挙しておきましょう。

その他諸費用
  • 行政への各種届出 - 法人移転登記、税務関連・社会保険関連変更届など
  • 名刺、封筒などの印刷費用

行政への各種届出に関しては自社で行う事も可能ですが、多くの場合、プロである「税理士」「司法書士」「社労士」に依頼する事になるでしょう。この場合、それぞれに対して報酬の支払いが発生する事になります。

また、住所が変わる事で、名刺や封筒なども変更しなくてはいけませんから、これらの印刷費用も必要となります。

意外とこうした隠れた費用に気付かず、「何でこんなにお金がかかっているんだろう」と頭を抱える人も多いようです。

費用以外にもデメリットの多いオフィス移転

どうしても費用ばかりに目が行ってしまいますが、オフィスの移転はこれ以外にも様々なデメリットが存在します。

一例としては以下の通り。

オフィス移転のデメリット
  • 社員全員、本業以外の業務に手を取られる
  • 通常業務が一定期間停止する
  • 好景気の際には、オフィスの供給自体が滞る

まずは「社員全員、本業以外の業務に手を取られる」という事。

メインとして動き回るのは総務などの従業員かもしれませんが、他の従業員も「備品の整理」や「引っ越しの手伝い」など、移転にかかわる様々な業務に手を取られる事になります。

ごくたまに移転する程度なら良いかもしれませんが、これが頻繁となれば従業員の士気低下にも繋がります。

また同時に「通常業務が一定期間停止」しますから、「経費がかかって、売上げも減る」状態となり、決算的にもマイナス要因となります。

仮にこれらのマイナス部分を極力抑えたとしても、世間全体が好景気であれば、どの企業も同様にオフィス拡大を考える事となり、オフィスの供給不足による賃料の上昇が起こります。

こうなると費用ばかり掛かってしまい、仮にオフィス移転によって得られる利益があったとしても、その利益もすぐに吹き飛んでしまうかもしれません。

移転が不要となる「オフィスの拡張方法」とは

そこでこれらのデメリットを解消するため、移転が不要となるオフィスの拡張方法について。

その方法が、「オフィス拡張コンサルティングサービス」を利用する方法です。

このサービス、メインとして「オフィス家具のレンタルサービス」を提供する企業が行っており、現状のオフィスの床面積と従業員数を把握した上で、家具の入れ替え、打ち合わせスペースの適切な配置などを提案し、移転せずとも現状のオフィスで収容人数を拡大させる方法などをコンサルティングします。

厳密に言うとレンタルではなく「家具のサブスクリプション(定額課金)」となり、その家具が気に入れば購入する事も可能となります。

また、家具だけでなく家電も取り揃えており、企業の様々な要望に応える事が可能となっています。

これらのサービスを利用した企業からは、以下のような反響があるようです。

オフィス拡張サービスの具体的成果
  • 現状のオフィスのままで、収容可能人数が70%アップした。
  • 問合せからレイアウト変更まで、2~3ヶ月で完了
  • 移転すると数千万円の費用がかかるところ、1/10以下に抑える事ができた

「お金」「日数」をかけず、収容人数を増やすことが可能となるのですから、企業としては一度は検討したいところですね。

また、サブスクリプションは月額制のサービスとなり、資産を所有しなくて済みますから「不景気に備えて、出来るだけ身軽にしておきたい」と考える人にも便利なサービスだと言えます。

なぜ、「家具のサブスプリクション」で現状のオフィスを拡張できるのか?

それではなぜ、こうした家具のサブスプリクションサービスを利用する事により、現状のオフィスを拡張できるのかについても見ていきましょう。

その理由がこちら。

サブスプリクションのメリット
  • 専任コーディネーターによる家具の適正配置
  • 多彩なブランドから家具を選べる
  • フリーアドレス化などの提案
  • 打ち合わせスペースなどの最適化

まず「専任コーディネーターによる家具の適正配置」とありますが、例えば現状のオフィスにおいて、「実際にはそこまでスペースを必要としないのに、家具が大きすぎるため仕方なく利用し続けている」などといった企業もあるかもしれません。

そういった場合、コーディネーターが経営者や従業員に聞き取りを行い、実際に必要となるスペースの家具を提供する事で、オフィス家具の最適な配置が可能となり、これまでよりもスペースに余裕が生まれる事になります。

また、一般企業であればオフィス家具に詳しくありませんから、「どれも一緒だろ」などと考えてしまいがちですが、これらのサブスクリプション業者は「多彩なブランド家具メーカー」から仕入れる事が出来るため、「このメーカーだと配置は難しいけど、他のメーカーならピッタリとはまる」などという事も可能になります。

また、これまでのオフィスは従業員ごとに使用するデスクが決まっていましたが、「フリーアドレス化」をする事により、場所を選ばず好きなデスクで仕事をする事が可能となります。

フリーアドレス化となれば、極端な話「デスクを従業員数よりも減らす」事も可能となりますから、従業員のオフィスへの入退出が多い企業などは、これだけでもスペース拡張へとつなげる事ができます。

最後に、「打ち合わせスペースなどの最適化」とありますが、会議室などを別途設置するとなるとかなりのスペースが必要となり、それだけでもオフィスが狭く感じてしまいます。

これを、用途に合わせた打ち合わせスペースへと変えてしまえば、それだけでもかなりの余裕が生まれます。

このように、わざわざ移転せずとも、家具のサブスクリプションサービスを利用するだけで、現オフィスを拡張できる可能性がありますから、一度検討してみては如何でしょうか?

法人向け「家具のサブスクリプションサービス」おススメの事業者

それでは、こうした法人向けの「オフィスの拡張コンサルティング」を提供する「家具のサブスクリプションサービス」事業者をご紹介します。

subsclife(サブスクライフ)


この「サブスクライフ」の嬉しい点は、見積もりを依頼した企業に対し、専任コーディネーターが無料で家具のコーディネートを提案してくれるという事。また、提供される家具は全て新品ですから、「レンタルは、これまで誰が使っているか分からないから・・・ちょっと」という人にもおススメです。

利用期間は3ヶ月~24ヶ月の間で自由に選択でき、利用期間終了後の継続利用や購入も可能となりますから、「気に入ったら購入」「気分を入れ替えたいから家具を入れ替える」など、多様な選択肢があるのも助かりますね。

主な特徴セールスポイントサービス提供会社

取り扱い家具:60ブランド以上

ビジネスから趣味の利用まで、多彩な需要がある

商品破損にも修理対応してくれる

提供する家具は、全て新品

日本全国対応可能

商品定価を超えない料金設定

株式会社subsclife

 

CLAS(クラス)


家具のレンタル CLAS(クラス)

この「家具のレンタル_CLAS」が法人向けのサービスを開始したのは2018年からで、コンサルティングの実績としては同業他社よりも数多く取り扱っています。その実績を知ってか、ここ最近、企業からの引き合いがかなり増えているとの事。

基本的に提供する家具はPB(プライベートブランド)が中心となりますが、希望を伝えれば、国内外の100ブランド以上から選択する事も可能です。

主な特徴セールスポイントサービス提供会社

取り扱い家具:基本はPBブランド(他ブランドも可能)

オフィスだけでなく、民泊やホテルなどにも対応

「サブスクプラン」と「カスタムプラン」から選択できる

料金は、従業員一人あたり2,000円~3,000円が目安

コンサルティング実績が豊富

株式会社クラス

 

まとめ

上記いずれのサービスを利用しても、コーディネート提案は無料となりますから、一度無料で会員登録してみては如何でしょうか(コーディネート提案のみを希望する場合は、別途費用が発生)。

オフィスの移転費用を抑えたいと考えている企業だけでなく、不景気に備えて、出来るだけ出費を減らしておきたいと考えている企業にとっても便利なサービスだと言えますよね。