経理担当者は、「電子帳簿保存法」を知らないでは済まされない?

「電子帳簿保存法」などと聞いても、一般の方からすると「一体、何のための法律なのか?」と疑問に思うかもしれませんね。

しかしこの法律、経理担当者が「知らない、聞いたことが無い」となれば、その会社は少し問題があるかもしれません。この法律は、経理業務や納税関係に大きく影響を与えるため、経営者や経理担当者の方には必ず知っておいて頂きたい法律です。

そこでこの記事では、この「電子帳簿保存法」とはどんな法律で、日々の経理業務にどのような影響を与えるかなどについて詳しくお伝えしようと思います。

電子帳簿保存法とは?

まず、この電子帳簿保存法とは、いったいどんな目的で制定されたのかについて見ていきましょう。

これまで、経理関連の帳簿や書類というのは、原則として「紙で保存する事」とされていました。更に、請求書やレシートなど税務申告に関連する書類はすべて、「5年から7年保存しなくてはならない」とされており、どこの会社にも膨大な量の経理書類が保管されていたと思います。

しかし、紙による保管は膨大な作業量やコストが必要となる事から、経済界側としては「これだけIT技術が進化しているのに、いつまでも紙による保管はナンセンスだ」と、国税当局に対し文書の電子保存を可能にするよう申し入れていました。

これにより1998年からこの電子帳簿保存法が施行される事となったのですが、当初は電子保管が認められる帳簿や書類の種類が限られていました。

要は、国税当局としては「すべて電子化してしまうと、書類の真実性が損なわれる」つまり、「改ざんされてしまう可能性がある」と導入に慎重だったわけですね。

しかし、その後更なるIT技術の発展などにより、こうした改ざんを防ぐ技術が登場したことなどから、国税当局としても「一定の要件を満たす場合には、対象の幅を広げますよ」と、徐々にその対象となる帳簿や書類を増やしてきました。

この法律は度々改正されており、現在では貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類も電子保存を認められるようになっています(ただし、これらのスキャナ保存は不可)。

また、2020年度確定申告(2021年3月申告分)においては、この電子帳簿保存をすることで青色申告の65万円特別控除も認められるようになります(今後の65万円控除は、むしろこうした要件などを満たさなければ55万円控除か10万円控除となる)。

このように、この経理書類における電子化の流れは加速していますから、経理担当者の方や経営者の方などはこの電子帳簿保存法の内容を理解していないと、今後、税務上の特例が利用できないなどといった事態が生じる可能性があるかもしれません。

電子帳簿保存法とは?

  • 国税関連書類を、紙ではなく電子データでの保管を認める法律
  • ただし、一定の要件有り
  • 頻繁に改正が行われており、今後もこの流れは加速する

電子保存が認められる書類・帳簿

それでは現在(2020年)、国税関連書類において電子保存が認められている書類や帳簿の種類についても見ていきましょう。

よくここを混同する人がいるようですが、この電子保存においては「電子データでの保存」「スキャナでの保存」とに区別されるので注意してください。

電子データでの保存

【プリントアウトをせずに、作成した電子データのまま保存する書類】

  • 帳簿関連 - 仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳など
  • 書類関連 - 損益計算書、貸借対照表など
  • 控え書類 - 見積書、請求書、納品書、領収書などの自社控え
スキャナでの保存

【紙の書類等をスキャナで読み取り、これを電子データ形式で保存する書類】

  • 契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など

一覧にすると以下のようになります。

文書の種類電子データ保存スキャナ保存紙保存
 

自社発行・帳簿関連

  • 総勘定元帳
  • 仕訳帳
  • 経費帳
  • 売上帳
  • 仕入帳 等
 

 

 

 

自社発行・書類関連

  • 損益計算書
  • 貸借対照表
  • 棚卸表
  • その他
 

 

 

 

自社発行・控え書類

  • 見積書
  • 請求書
  • 納品書
  • 領収書 等
 

 

 

 

受領書類

  • 契約書
  • 見積書
  • 注文書
  • 請求書
  • 領収書 等
 

 

 

出典:国税庁HP

簡単に言えば、

  • 取引の相手から受領した書類は、スキャナ保存が可能。
  • また、自社が発行した書類は、原則としてはスキャナ保存ではなく電子データのままの保存。
  • ただし、自社が発行した書類でも、見積書などの控えであればスキャナ保存、電子データ保存のどちらも可能

という事になります。

ちなみにスキャナ保存に関しては、2018年からはスマートフォンなどの撮影によるデータの保存も認められるようになっています。

電子保存が認められるためには、一定の要件が必要となる

このように様々な書類の電子保存が可能になったとはいえ、それが認められるためには一定の要件が必要となります。

その要件とは、大きく分けて「税務署長の承認」「承認されるための適用要件」の二つが求められることになります。

それではそれぞれについても見ていきましょう。

税務署長の承認

まずは「税務署長の承認」から。

この電子帳簿保存法においては、誰でもが勝手に始められるわけでなく、事前に所轄の税務署長の承認を得なくてはいけません。

申請期限は、帳簿の備え付けや書類の保存を開始する日の「3ヶ月前まで」とされており、帳簿については課税期間の途中から適用する事は原則として認められていません。

ですから、仮に1月1日から適用を受けるためには、前年の9月30日までに承認申請書を提出する必要があるという事になります。

この際に必要となる書類は以下の通り。

申請に必要となる書類
  • 承認申請書 - 帳簿保存の申請と書類保存の申請は別となっており、申請書の様式も異なる事に注意
  • 添付書類  - システムの概要、操作説明書等、電子計算機処理に関する事務手続きの概要 など

上記にもあるように、申請書はそれぞれの内容(帳簿保存、書類保存など)ごとに分かれていますから、「ひとつ申請したから安心」とはなりませんので、税理士に相談するなど、こちらは十分注意する必要があります。

また、添付書類についてですが、これは簡単に言えば「そのソフト等が、国税局が求める基準を満たしているか」という事を確認する書類となりますので、これが認められなければ承認を受ける事が出来ません。これが次に説明する「承認されるための適用要件」という訳ですね。

承認されるための適用要件

そこで続いて「承認されるための適用要件」について。

基本的な考え方として、この電子データ保存とスキャナ保存が認められるためには、「真実性、可視性の確保」が要件となってきます。

真実性とは簡単に言えば「改ざんが行われていない事」を言い、可視性とは「検索が容易で、文字が明瞭になっている事」などを言います。

こちらも前述したように、「電子データ保存」と「スキャナ保存」とでは求められる内容が異なり、ここを混同している人も多いですから注意が必要です。

例えばスキャナ保存においては、「実際に・いつ」そのデータがあったことを確認する必要があり、この対策としてタイムスタンプの付与を求められます。しかし電子データの場合にはログ(記録)が残りますし、紙データではない為このタイムスタンプは必要となりませんよね。

このように、様々な要件を満たすことで申請が承認される事になるのですが、この適用される要件については特例があり、「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)」が認証するソフトウェアを使用しているのであれば、記載欄を省略した申請書でも認められ、更に操作説明書などの添付も不要となります。

この「JIIMAが認めたソフト」については後ほど説明しますが、これらを使用すれば申請自体も楽になりますからおススメです。

この他にも様々な要件がありますが、こちらについて詳しくは、国税庁HPの以下のページにおいてそれぞれご確認ください。

2020年(令和2年)も改正が行われる

頻繁に改正が行われている電子帳簿保存法ですが、実は今年(2020年)も改正があります。

施行日は2020年10月1日となっており、その改正内容は以下の通りとなっています。

2020年改正内容

1.タイムスタンプの省略
これまで、請求書などを電子データ(PDFなど)で受領した場合、発行者側がタイムスタンプを付与していても受領者側のタイムスタンプが必要であったが、今後は発行者側のタイムスタンプがあれば、受領者側のタイムスタンプが不要となる。
2.新設の規定
ユーザーによるデータ改編ができないクラウド会計ソフトや経費精算サービスを利用すれば、タイムスタンプの付与が不要となる。

基本的に改正内容としては、規制を緩和する方向にあり、利用者にとってはますます便利な内容となっている事が分かります。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)とは?

先ほども登場した「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)」ですが、この協会は文書情報マネジメントの普及啓発を目的として設立された公益社団法人となっています。

厳密に言えば、複合機メーカーや会計ソフト会社などが参加する「業界団体」とも言えますが、文書情報管理士や文書情報マネージャーといった資格を認定する事業も行っていますので、実質的にもこうした「文書のIT化」を推進する役割を担っている団体であると言えます。

では、このJIIMAと電子帳簿保存法にどういった関係があるかというと、前述した通り、JIIMAが認定したソフトを利用すれば、電子帳簿保存法における申請について記載を簡略化出来たり、添付書類を省略する事が可能となります。

要は、「JIIMAのお墨付きがあるソフトを利用すれば、申請も簡単になりますよ」という事です。

利用者側にしてみれば、税務署に申請しても認められない可能性があるソフトを使うより、必ず申請が認められるソフトを利用したほうが便利ですよね。

ですから各ソフト会社は、自社のソフトがJIIMAに認証されれば利用者も増える事に繋がる訳ですが、現状、JIIMAに認証されているメーカーというのはそれほど多くはありません。

もちろんJIIMAに認証されていないソフト等でも税務署に承認される事もありますが、出来るだけ面倒なことは避けたいところです。

そこで現在(2020年6月時点)において、このJIIMAに認証されている代表的なソフト等についてもご紹介します。「電子データ保存」「スキャナ保存」でそれぞれ認証ソフトが異なりますから、項目ごとに説明していきます。

JIIMAが認証している「電子帳簿ソフト」

まずは「電子帳簿ソフト」から。

電子帳簿というくらいですから、これらのソフトは「会計ソフト」であることが多く、会計ソフト以外で認証されているソフトなると「その派生製品」といった位置づけになります。

この電子帳簿ソフトで先行しているのが「TKC」となっており、派生製品を含め合計17もの製品が認証されています。

TKCも含め、JIIMAに認証されている代表的なソフトは以下の通り。

電子帳簿ソフト

出典:JIIMA「電子帳票ソフト認証製品一覧」

上記TKCを選択するとなれば、TKCに加入している顧問税理士などが必要となりますので、一番手軽な選択肢としては中小企業なら「弥生会計20」、個人事業主なら「やよいの青色申告20」を選ぶのが簡単だと思います。

JIIMAが認証している「スキャナ保存ソフト」

続いて「スキャナ保存ソフト」について。

やはりスキャナというだけあって、富士ゼロックスやリコーなどの複合機メーカーのソフトが目立ちますが、近年スマートフォンでの読み取りも認められるようになったことから、経費精算に特化した新興企業も続々と認証されるようになっています。

代表的なスキャナ保存ソフトとしては以下の通り。

スキャナ保存ソフト

出典:JIIMA「スキャナ保存ソフト認証製品一覧」

このうち、富士ゼロックスやオービックなどは導入コストが高くなりがちですので、「とりあえず安く導入したい」と考えている人は、「マネーフォワード クラウド経費」や「楽楽精算」などのスマートフォン取り込みソフトを利用したほうが良いでしょう。

まとめ

法律と聞くと「なんだか難しくて・・・」と思考停止になる人も多いですが、企業活動においては重要となる内容も多いですから、知らなかったでは済まされない場合も出てきます。

特に、この電子帳簿保存法においては毎年のように改正が行われており、経理業務と密接なかかわりを持ちますから、経営者や経理担当者の方はしっかりとその内容について確認して頂きたいところです。

内容的にはそれほど難しくもありませんし、極論を言えばJIIMAに認証されているソフトを利用すれば簡単に導入できますから、一度社内で話し合ってみては如何でしょうか?