電話対応で悩むなら、「電話転送・電話代行サービス」を検討しよう

事業形態にもよるでしょうが、意外と経営者の中には「顧客からの電話に対応しきれていない。ビジネスチャンスを逃している」と悩んでいる人も多いようです。

特に、いわゆる従業員を一人も雇っていない「一人社長」の会社などは、この傾向が強いかと思います。また、士業の方などは顧問先や役所などに外出していることが多いですから、なかなか事務所にかかってきた電話に出られないという人も多いでしょう。

とは言え、最近では昔に比べ、携帯電話が高性能化してきていますから「事務所の固定電話よりも、スマホで応対する事が多い」なんて人もいるかもしれませんね。

LINE(ライン)やチャット、メールなどで顧客とのやり取りを済ませる事が出来るのであれば、スマートフォンだけで十分かもしれませんが、中には様々な理由で事務所の電話を利用しなくてはいけないという人もいる事でしょう。

そういった方の場合、「電話転送サービス」「電話代行サービス」を導入する事で、そうした機会損失を減らすことが可能となります。

そこでこの記事では、電話転送・代行サービスの利点や費用、どういった場合に導入すべきなのかなどについてお伝えしていこうと思います。

従業員を雇うのは最後の手段

まず最初にお伝えしておきますが、こうした電話対応のため、すぐに従業員を雇い入れようと考える人がいるようですが、出来れば従業員を雇うのは最後の手段として考えた方が良いと言えます。

確かに、従業員を雇い入れれば、簡単にこの「顧客の電話に対応しきれない」という問題を解決する事は出来ますが、それと同時に他の問題も生じてしまいます。

特に、費用面においては負担が高まり、給与だけでなく社会保険や雇用保険などの支払いも定期的に発生してしまいます。仮に、そうした費用を支払い続けても雇い入れる価値があるというのなら問題ありませんが、急に景気が悪くなったとしても、従業員は簡単に解雇する事は出来ませんよね。

その点、電話転送サービスや代行サービスは、費用面で見ても従業員を雇い入れるよりははるかに安く済ませる事が可能ですし、需要が無くなれば契約を解除するだけで良いのですから、景気の変動にも柔軟に対応する事が出来ます。

もちろん、従業員に電話対応以外の業務も任せたいと考えているのなら別ですが、電話対応だけのために人を雇い入れようと考えているのなら、一度立ち止まって、まずはこれらのサービスを検討してからでも遅くはないと言えるでしょう。

一番手軽で安く済む「電話転送サービス」

そこでまず、一番最初に検討すべきサービスとして「電話転送サービス」が考えられます。

有名どころで言えば、NTTの「ボイスワープ」などは多くの人がご存じでしょうね。仮にボイスワープを導入すれば、月額800円(税抜・事業用)で利用する事が出来ますので、一番手軽でしかも費用を安く済ませる事が可能となります。

各電話会社とも、こうした電話転送サービスを低価格で提供していますから、上手に利用する事でわざわざ従業員を雇い入れる必要は無くなります。

ただし注意点として、顧客が事務所にかけた電話代は顧客持ちとなりますが、事務所からスマホなどに転送された分の通話料は別途支払う必要が出てくるという事が挙げられます。この場合、頻繁に転送電話がかかってくる事業形態であると、かえって費用が高くなってしまうという事が難点となります。

 

 

そこでお勧めしたいのが、「ナイセンクラウド」というサービスです。

このナイセンクラウドは、外部からの電話に対し、スマホやパソコン、または海外の事業所であっても一斉に電話が鳴り、どこの拠点で対応してもこちら側の通話料が無料となります。

 

 

また、内線として設定している機器間であれば、いくら通話をしても無料というのも有難いサービスです。

一人だけで事業を運営している会社であれば、月額2,000円だけで済みますから、「通話料がいくらになるか分からない」という不安からも解消されます。

もちろん、設定する回線数によって月額利用料は変わってきますから、気になるという方は一度公式サイトを確認してみましょう。

 

 

ナイセンクラウドについて詳しくは、こちらの記事も参考にしてみて下さい。

 

電話の取次ぎもお願いしたいなら「電話代行サービス」

そして次が、「電話代行サービス」について。

こちらは、一旦電話の受取りをサービス提供会社で行ってもらい、チャットやメールなどで顧客からの電話の内容を連絡してもらえるというサービスです。顧客からの電話には対応したいけど、外出先ではなかなか電話に出られないという人は、こちらのサービスを検討したほうが良いでしょう。

こうした電話代行サービスを提供する企業は幾つもありますが、概ねどこの企業も「月額10,000円~」と設定している事が多いため、電話転送サービスよりも少し高額とはなります。

ただし、どこの場合でも「月に100件までの取次ぎであれば10,000円。それを超えた分は従量課金」という契約内容となっている事が多いため、頻繁に顧客からの電話があるという会社でなければ、これ以上の金額となることは少ないでしょう。

むしろ、100件までは10,000円で電話対応をしてもらえるのですから、従業員を雇う事を考えればかなり安いと言えますよね。

こうした電話代行サービスでおススメなのが、株式会社うるるという企業が運営している「fondesk(フォンデスク)」というサービス。

このfondeskは月額10,000円から利用でき、取次ぎの方法も、メールだけでなくLINEやチャットなどでも選択できますから、かなり使い勝手の良いサービスだと言えます。また、法人だけでなく個人でも利用できるので、個人事業主の方でも簡単に導入する事が可能です。

 

安く電話代行サービスを導入する裏技

とは言え、毎月の固定費10,000円というのは、人によっては高いと感じる事もあるかと思います。

特に、起業したての人の場合は、少しでも経費を抑えたいと考える人がほとんどでしょう。そういった方のために、ここで電話代行サービスを安く導入する裏技についても触れておきます。

裏技といってもそんなに難しいことは無く、簡単に言えば「バーチャルオフィスと契約する」といっただけのお話です。

バーチャルオフィスとは、実際に建物は存在するのですが、デスクなどの備品をおけるスペースなどはなく、あるとしても貸し会議室があるといった程度のオフィスです。ですから、実際にそこで業務を行えるわけではないのですが、「郵便物の受取り」や「法人設立時の本店住所」としては利用可能な施設となります。

更に言うと、このバーチャルオフィスのサービスの中に、そのオフィスの専属スタッフが「電話応対」をしてくれるというものがあります(対応していないオフィスもあるので要注意)。

このサービスを上手く利用すれば、わざわざ電話代行サービスを導入しなくとも、オフィスの月額利用料を支払うだけで電話対応の問題を解決できるという訳です。

ただし、前述した「fondesk」のように、専門的に電話代行を行っているわけではありませんから、完ぺきなサービスが期待できるかというと、多少の不安は残るところです。

とは言え、バーチャルオフィスの利用料は、大抵8,000円から20,000円程度で済みますから、どのみち本店住所が必要であることを考えれば、スタートアップの企業にとっては有難いサービスだと言えますよね。

バーチャルオフィスに特化したサービスとしては、「Karigo」というサービスが有名ですが、コワーキングスペース・レンタルオフィスを中心に展開している「Hub Spaces(ハブスぺ)」というサービスでもこうした電話代行に対応したオフィスを提供していることもありますので、どちらか気に入った方で選んでみては如何でしょうか。

 

メール対応も可能な「オンラインアシスタントサービス」

そして最後におまけとして、「オンラインアシスタントサービス」についてもご紹介しておきましょう。

このサービスは、月に〇〇時間までならバックオフィス業務を外注できるというもので、電話代行だけでなく、顧客からのメールの問い合わせなどにも対応してもらえます。

またそれ以外にも、「会議室や会食場所のリサーチ業務」「データ入力業務、文字書き起こし」などにも対応してくれますから、いわば秘書業務の代行みたいなものですね。

このようにかなり便利なサービスではあるのですが、大抵どこに依頼しても、月額100,000円程度は必要となりますので、電話応対だけを依頼したいと考えている人には高すぎると感じるかもしれませんね。

オンラインアシスタントについて詳しくは、こちらの記事も参考にしてみて下さい。

 

まとめ

それでは最後に、上記でお伝えした内容についてまとめてみたいと思います。

サービスの選択方法としては、以下の内容を基準に考えてみましょう。

サービス選択の方法
  • 外出先でも電話に出れるなら ⇒ 電話転送サービス
  • 外出先でも対応は出来るけど、転送分の通話料が気になる ⇒ ナイセンクラウド
  • 外出先ですぐに電話に出れない ⇒ 電話代行サービス
  • 上記の費用を少しでも減らしたい ⇒ バーチャルオフィス
  • メールの問い合わせなども処理してほしい ⇒ オンラインアシスタント

従業員を雇入れようとする前に、まずは上記のいずれかを試してみては如何でしょうか?